Um E-Mails zu senden, können Sie ein E-Mail-Konto erzeugen. Darüber hinaus können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung senden, wenn ein Einsatz erzeugt wurde.
- Das E-Mail-Konto und die dazugehörigen Zugangsdaten sind bekannt.
- Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist bekannt.
E-Mail-Konten erstellen
- Da E-Mails immer verschlüsselt werden müssen, muss das SSL-Zertifikat des Mailservers auf dem Engineering-Server installiert sein. Weitere Informationen finden Sie unter: Mailserver-Zertifikate importieren im Abschnitt Installation.
- Die Perspektive Verwaltung wird angezeigt.
- Die IP-Adresse des Mailservers ist bekannt.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf System > Externe Systeme und wählen Sie E-Mail-Konto erzeugen.
- Geben Sie die folgenden Parameter ein:
- Name: Wählen Sie einen Namen, aus dem ersichtlich ist, dass es sich um ein E-Mail-Konto handelt.
- Server: Geben Sie entweder den FQDN oder den Hostnamen oder die IP-Adresse des Mailservers ein, z. B: mail.mycompany.com oder mailserver oder 123.45.56.89.
- SMTP Port: Nach Eingabe der Serveradresse wird im Dialogfenster automatisch der Port gesetzt.
- E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontos ein, das für den Versand von E-Mail-Benachrichtigungen verwendet werden soll.
- SMTP-Passwort: Geben Sie das entsprechende Passwort ein. Wenn der Mailserver kein Passwort verlangt, geben Sie ein Dummy-Passwort ein.
- SSL-Verbindung verwenden: Legen Sie über das Kontrollkästchen fest, ob das Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung angewendet werden soll.
- Klicken Sie auf Fertigstellen.
- Die E-Mail-Verbindung wird erstellt und unter Externe Systeme und auch in der Sicht Objekte angezeigt.
- Um die E-Mail-Verbindung im Anlagenbaum anzuzeigen, klicken Sie auf die Verbindung in der Sicht Objekte und ziehen Sie sie mittels Drag & Drop in den Anlagenbaum.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verbindung und wählen Sie Verbindung überprüfen.
- Bei erfolgreicher Verbindung wird in der Infozeile eine entsprechende Meldung angezeigt.
- Schließen Sie die Schritte zur Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen ab, um E-Mail-Benachrichtigungen ausführen zu können.
E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren
E-Mail-Benachrichtigungen können nur in Kombination mit einer Workflow-Behandlung und einer Maßnahme konfiguriert werden.
- Die Perspektive Maßnahmenkonfiguration wird angezeigt.
- Die E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort des Absenders sind bekannt.
- Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist bekannt.
- Klicken Sie im Ortsbaum mit der rechten Maustaste auf die Hierarchieebene, für die eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll, und wählen Sie Neu > Areal.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Areal und wählen Sie Annotation erzeugen > Workflow-Behandlung erzeugen.
- Geben Sie einen entsprechenden Kommentar ein, z. B. E-Mail-Benachrichtigung, und klicken Sie auf Fertigstellen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Areal und wählen Sie Annotation erzeugen > Maßnahme erzeugen.
- Geben Sie im Register Auszuführende Maßnahmen die folgenden Informationen ein:
- Beschriftung: Geben Sie einen Text zur Identifizierung ein.
- Notwendige Ausführungen: Sie können entweder 0 oder 1 eingeben. Der Wert 0 bedeutet, dass die Maßnahmenliste geschlossen wird, auch wenn das Ergebnis der Maßnahme noch nicht vorliegt. Wenn Sie den Wert 1 eingeben, wird die Maßnahmenliste erst geschlossen, wenn die Maßnahme abgeschlossen wurde.
- Zusätzliche Ausführungen: Hier legen Sie fest, wie oft der Benutzer die Maßnahme manuell anstoßen kann. Sie können entweder 0 oder -1 wählen. Wenn Sie den Wert 0 wählen, kann die Maßnahme nicht manuell angestoßen werden, sondern wird nur einmal verarbeitet. Wenn Sie den Wert -1 wählen, kann die Maßnahme beliebig oft manuell ausgeführt werden.
- Maßnahmentyp: Wählen Sie E-Mail senden.
- Absender (Control): Hier ist standardmäßig das zuvor erzeugte E-Mail-Konto eingetragen.
- Empfänger: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
- CC: Geben Sie die E-Mail-Adresse des zusätzlichen Empfängers an.
- BCC: Eine Kopie der E-Mail kann auch an jeden beliebigen Empfänger in diesem Feld gesendet werden. Beachten Sie, dass die E-Mail-Adressen im Feld BCC für die Empfänger der Felder Empfänger (bzw. „An“) und CC nicht sichtbar sind und diese nicht wissen, dass die E-Mail auch an die Empfänger im Feld BCC gesendet wurde.
- Betreff: Sie können mithilfe von Variablen einen Text erzeugen, der in der Betreffzeile der E-Mail erscheint. Hier kann z. B. die Angabe des auslösenden Einsatzes hilfreich sein.
- Nachricht: Erstellen Sie den Text der Nachricht mithilfe der Variablen.
- Mit Einsatz/Meldung als PDF-Anhang: Der PDF-Anhang ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Einsatz/Meldung als PDF-Anhang, wenn Sie keine Einsatz- oder Meldungsinformationen als PDF-Anhang zur E-Mail senden möchten.
- Im Register Optionen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Manuelle Ausführung erforderlich: Definiert, ob der Benutzer die Maßnahmen manuell ausführen muss. Wenn die Maßnahme manuell initiiert werden muss, wählen Sie Ja. Wenn die Maßnahme automatisch ausgeführt werden soll, wählen Sie Nein.
- Klicken Sie auf Fertigstellen.
- Um die Änderungen auf den Runtime-Client anzuwenden, führen Sie die Aktivierung durch.
E-Mail-Benachrichtigungen ausführen
Nachdem Sie einen Einsatz als Reaktion auf eine Meldung erzeugt haben, können Sie die Maßnahme zum Versenden einer E-Mail ausführen.
- Die Perspektive Einsätze/Meldungen wird angezeigt.
- Doppelklicken Sie in der Sicht Meldungsliste auf die entsprechende Meldung.
- Klicken Sie auf das folgende Symbol:
- Klicken Sie auf Fertigstellen.
- Doppelklicken Sie im Register Maßnahmen auf den Eintrag.