Sie können einen Berichtsauftrag erstellen, um Berichte in regelmäßigen Abständen zu generieren und sie als PDF-Datei per E-Mail zu versenden.
- Konfiguration wird angezeigt.
- Klicken Sie im Dashboard Zeitpläne für Berichte auf Erstellen.
- Geben Sie im Feld Name den Namen des Berichtsauftrags ein.
- Wählen Sie in der Auswahlliste Berichtstyp den Berichtstyp aus. Sie haben die folgenden Optionen:
- Monitoring: Wählen Sie diesen Berichtstyp, um einen geplanten Auftrag anzulegen, der für Monitoring einen Bericht erstellt.
- Lizenz: Wählen Sie diesen Berichtstyp, um einen geplanten Auftrag anzulegen, der einen Bericht mit der Anzahl der zugewiesenen virtuellen Berechtigungsnachweise erstellt.
- Aktivitätsabfrage: Wählen Sie diesen Berichtstyp aus, wenn Sie einen geplanten Auftrag anlegen möchten, der einen Bericht über alle von einem bestimmten Benutzer durchgeführten Aktivitätsabfragen erstellt. Beachten Sie, dass dieser Berichtstyp nur für Benutzer mit der Benutzerrolle AnalyticsForensic sichtbar ist.
- Benutzerrolle: Wählen Sie diesen Berichtstyp, um einen geplanten Auftrag zu erstellen, der einen Bericht mit einer Übersicht über die Benutzerrollen generiert, die jedem Benutzer zugewiesen sind.
- Wählen Sie in der Auswahlliste Sprache eine Sprache aus, in der Sie den Bericht erstellen möchten. Die verfügbaren Sprachen sind Englisch und Deutsch.
- Wählen Sie in der Auswahlliste Alle Standorte einen Standort aus, für den Sie den Bericht erstellen möchten. Beachten Sie, dass diese Auswahlliste nur angezeigt wird, wenn einer der Berichtstypen Monitoring, Aktivitätsabfrage oder Benutzerrolle ausgewählt ist.
- Filtern Sie die im Bericht angezeigten Daten in der Auswahlliste Tags nach den von Ihnen erstellten Tags. Beachten Sie, dass diese Auswahlliste nur angezeigt wird, wenn der Berichtstyp Monitoring ausgewählt ist.
- Legen Sie im Feld Empfänger hinzufügen die E-Mail-Adressen von Empfängern fest, für die der Bericht erstellt werden soll. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und drücken Sie Enter. Alternativ können Sie auch eine E-Mail-Adresse eingeben und diese aus der unten angezeigten Auswahlliste auswählen.
- Geben Sie den Zeitabstand an, in dem der Auftrag durchgeführt werden soll. Sie haben die folgenden Optionen:
- Vierteljährlich: Der Auftrag wird am ersten Tag eines jeden dritten Monats ausgeführt.
- Monatlich: Der Auftrag wird am ersten Tag eines jeden Monats ausgeführt.
- Wöchentlich: Der Auftrag wird wöchentlich jeweils montags ausgeführt.
- Täglich: Der Auftrag wird täglich ausgeführt.
- Im Feld Geplante Ausführung wird das Datum, an dem der Auftrag geplant ist, automatisch auf der Grundlage des ausgewählten Zeitabstands angezeigt.
- Wählen Sie aus der Auswahlliste Tag des Monats einen Tag, für den der Auftrag geplant werden soll. Beachten Sie, dass selbst, wenn ein Auftrag für den 31. eines Monats geplant wird, dieser Monat jedoch kürzer ist, der Auftrag immer am letzten Tag des Monats ausgeführt wird.
- Je nach ausgewähltem Berichtstyp haben Sie die folgenden Optionen:
- Legen Sie für den Berichtstyp Monitoring den gewünschten Inhalt fest, der in der Berichtsdatei erscheinen soll. Deaktivieren Sie entsprechende Kontrollkästchen, um bestimmte Inhalte vom Bericht auszuschließen. Behalten Sie anderenfalls die Standardeinstellungen bei. Alle ausgewählten Inhalte sind in der erzeugten Berichtsdatei sichtbar.
- Legen Sie für den Berichtstyp Benutzerrolle die Benutzerrollen fest, die in der Berichtsdatei enthalten sein sollen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um zugewiesene Benutzerrollen aus dem Bericht auszuschließen. Behalten Sie anderenfalls die Standardeinstellungen bei. Alle einem Benutzer zugewiesenen Benutzerrollen werden in der erzeugten Berichtsdatei angezeigt. Die Rolle Self-Service User ist standardmäßig ausgeschlossen, um zu vermeiden, dass die Berichtsdatei die Größenbeschränkung überschreitet.
- Klicken Sie auf Vorschau, um den Inhalt des Berichts zu visualisieren und so eine Echtzeitbeurteilung der konfigurierten Einstellungen in der Form einer PDF-Datei zu ermöglichen. So können Sie die Funktionalität der Einrichtung des geplanten Auftrags prüfen und die erfolgreiche Zustellung des Berichts an die angegebenen E-Mail-Adressen bestätigen. Beachten Sie, dass die in der Vorschau angezeigten Daten eine Momentaufnahme sind und nicht den finalen Datensatz widerspiegeln. Der Benutzer erhält lediglich eine simulierte Übersicht des Berichtsinhalts.
- Der Bericht wird heruntergeladen und daraufhin automatisch als E-Mail-Anhang an die Empfänger gesendet.
- Um den Berichtsauftrag zu speichern, klicken Sie auf Speichern. Anderenfalls klicken Sie auf Abbrechen.
- Der geplante Auftrag wird erstellt.
- Am Fälligkeitstag wird dem Empfänger automatisch eine E-Mail mit dem Bericht als PDF-Datei im Anhang gesendet.