In Outlook können Sie mithilfe des Add-Ins Visitor Registration Besprechungsdaten in die Besucherverwaltung von Security Manager übertragen.
- Das Add-In Visitor Registration ist installiert.
- Erstellen Sie in Outlook eine Besprechung.
- Geben Sie den Titel der Besprechung ein und fügen Sie Teilnehmer hinzu.
- Klicken Sie im Menüband auf das Add-In Visitor Registration.
- Im Add-In-Bereich auf der rechten Seite werden Besuchsdaten angezeigt.
- Geben Sie basierend auf Ihren Konfigurationseinstellungen Ihren aktuellen Standort an. Beachten Sie, dass die Standortauswahl nur angezeigt wird, wenn Sie mehrere Partitionen oder mehrere Campus innerhalb einer oder mehrerer Partitionen besitzen. Wenn eine Partition keine Campus enthält, wird die Campus-Auswahloption nicht angezeigt. Wenn Sie nur eine Partition mit einem Campus besitzen, wird sie standardmäßig vorausgewählt. Sie haben die folgenden Parameter:
- Partition (erforderlich): Wählen Sie eine Partition, z. B. das Land.
- Campus (erforderlich): Wählen Sie einen Campus und klicken Sie auf Speichern.
- Sobald Ihre Standortauswahl gespeichert ist, aktualisiert das Add-In Visitor Registration Ihre aktuellen Standorteinstellungen und zeigt die Daten oben im Formular an. Sie können die Einstellungen nach Bedarf ändern, indem Sie darauf klicken.
- Wenn Sie mehreren Konten angehören, wird das aktuell ausgewählte Konto oben im Formular angezeigt. Anderenfalls wählen Sie ein Konto aus der Auswahlliste, wenn Sie den Besucher für ein anderes Konto anmelden möchten.
- Unter Geplanter Besuch stehen folgende Daten zur Verfügung:
- Besuchsgrund (erforderlich): Geben Sie den Zweck des Besuchs oder den Titel der Besprechung ein.
- Einladende Person (erforderlich): Zeigt den Namen des Absenders an.
- E-Mail einladende Person (optional): Zeigt die E-Mail-Adresse des Absenders an.
- Telefonnummer einladende Person (optional): Zeigt die Telefonnummer des Absenders an.
- Ort (optional): Zeigt den Ort der Besprechung an, die zuvor ausgewählt wurde.
- Besuchsbeginn (erforderlich): Zeigt das Startdatum der Besprechung an.
- Besuchsende (erforderlich): Zeigt das Enddatum der Besprechung an.
- Für jeden Pflichtteilnehmer wird die E-Mail-Adresse unter Besucher im Add-In-Bereich hinzugefügt. Falls Besucher mit dieser E-Mail-Adresse bereits vorhanden sind, werden ihre Daten im Add-In-Bereich angezeigt. E-Mail-Adressen von optionalen Teilnehmern werden nicht hinzugefügt.
- Falls Felder leer sind, geben Sie unter Besucher die Besucherdaten ein.
- Im Add-In-Bereich können Sie Besucherdaten löschen. So können z. B. Kollegen, die keinen Besucherausweis vom Empfang benötigen, aus der Besucherliste entfernt werden. Dabei bleiben die Teilnehmer der Outlook-Besprechung unverändert.
- Um Besprechungsdaten als Besuch an Security Manager zu übertragen, klicken Sie im Add-In-Bereich auf Speichern.
- Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt.
- In Security Manager wird ein Besuch mit dem Besprechungstitel in der Liste Besuche angezeigt.
- Für jede E-Mail-Adresse eines Teilnehmers wird ein Besucher in der Liste Besucher angezeigt. Für die Besucher steht ein geplanter Besuch mit dem Besprechungstitel zum Einchecken zur Verfügung.
Aktualisierungen einer Outlook-Besprechung, die als Besuch in Security Manager verfügbar ist, werden nicht automatisch in die Besuchs- oder Besucherdaten übernommen.
Jedes Mal, wenn Sie im Add-In Visitor Registration auf Speichern klicken, wird ein neuer Besuch erstellt.
Über das Outlook-Add-In können Sie keine Teilnehmer als Besucher zu einem bestehenden Besuch hinzufügen.